Organisation der BücherFrauen-Jahrestagung – zwischen Genie und Wahnsinn

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Alle vier Jahre haben die großen Städtegruppen der BücherFrauen (Berlin, Hamburg, München und Stuttgart) die Ehre, die Jahrestagung ausrichten zu dürfen. Was die einen zu Schweißausbrüchen treibt, versetzt die anderen in Entzücken. Zeitgrab und Orga-Gau versus Gruppendynamik und Entfaltungsspielraum.

In meinem Blogbeitrag „Mein Netzwerk – meine Mitte“ habe ich mich ja schon als Fan von Jahrestagungen geoutet – sowohl als Teilnehmerin als auch als Mitorganisatorin. Nun bin ich Wiederholungstäterin und noch immer glücklich nach einem halben Jahr im Orga-Team der Stuttgarter Jahrestagung.

Das weiße Blatt

Das weiße Blatt

Und dennoch steht am Anfang immer der Wahnsinn: das weiße Blatt. Wobei, nicht ganz, denn das jeweilige Jahresthema bildet den Rahmen. Aber ansonsten liegt es in den Händen des Städtegruppen-Frauen, sich etwas auszudenken, womit sich rund 70 Bücherfrauen in zwei Tagen beschäftigen könnten. Es erstaunt mich immer wieder, wie dann aus einem Haufen Vorschläge ein bunter Strauß an Ideen steht! Bestenfalls sortiert sich dann alles in wenigen weiteren Treffen zu einem tollen Jahrestagungsprogramm.

Manchmal wird, bevor überhaupt Inhalte stehen, erstmal ausführlich über die Veranstaltungsformate oder die Methoden der Gruppenmoderation diskutiert. Für einen Neuling wie mich in dem Bereich klangen Begriffe wie „Open Space“ oder „World Café“ immer sehr experimentell. Bei näherem Betrachten entpuppen sie sich jedoch als wirkungsvolle Methode, Diskussionsrunden für große Gruppen effizient und offen zu gestalten.

Brainstorming zur Jahrestagung 2015

Brainstorming zur Jahrestagung 2015

In anderen Fällen wiederum war es schwer, die Fülle der tollen Ideen einzugrenzen und sich beschränken zu müssen. So wird meist aus verworfenen Ideen die Basis für eine weitere, regionale Veranstaltung oder gar eine neue AG.

Auszug aus der To-Do-Liste von 2011

Auszug aus der To-Do-Liste von 2011

Also finden sich die Frauen im Orga-Team meist ganz schnell an dem Punkt wieder, den Spagat zwischen „Fachthemen“, „Vereins-Blöcken“ und „Rahmenprogramm“ zu meistern. Da wird mit dem Vorstand um Minuten gefeilscht, mit den Freundinnen des Verdauungsschlafs um die Länge der Mittagspause und mit den Party-Tigern um die Dauer der Disko-Einheit. Und schneller als man denkt, kommen Fristen und Termine näher und ehe man sich’s versieht, steht die Jahrestagung vor der Tür.

Wie schon in vielen Beiträgen aus der Rubrik „Sichtbar“ deutlich geworden, schätzen die BücherFrauen im Netzwerk vor allem den respektvollen Umgang, die vielfältigen Ideen und das Engagement – ich füge noch den Spaß hinzu. Diese Aspekte kommen auch im Orga-Team voll zur Entfaltung. So vergeht kein Treffen, ohne dass eine BücherFrau die anderen mit einem Geistesblitz aus der Sackgasse führt oder dass eine sich hochgeschaukelte Diskussion mit sorgsamen Nachdruck wieder in ordentliche Bahnen gelenkt wird.

Treffen des Stuttgarter Orga-Team 2015

Treffen des Stuttgarter Orga-Teams 2015

Und am Ende all dieser Bemühungen steht ein BücherFrauen-Wochenende der ganz besonderen Art. An keinem anderen Termin im Jahr kommen so viele Frauen des Netzwerks auf einmal zusammen und haben die einmalige Gelegenheit, sich auszutauschen. Meiner Meinung nach ist das eigentliche Programm zweitrangig, ich könnte auf Fachvorträge verzichten. Für mich sind die Jahrestagungen vor allem ein Ort des Austauschs. Immer habe ich bisher für meine aktuelle Lebenssituation einen wichtigen Impuls mitgenommen, der nicht von der eingeladenen Referentin, sondern von einer BücherFrau kam.

In Stuttgart habe ich zu Beginn spaßeshalber in den Raum geworfen: „Von mir aus machen wir das ganze Wochenende Joga, Meditation und andere körperliche Aktivitäten.“ „Hatten wir auch schon mal“, ist das, was ich in solchen Fällen oft höre. Und da komme ich wieder ins Staunen, mit wieviel Kreativität und ehrenamtlichem Engagement die Organisatorinnen seit Gründung der BücherFrauen vor 25 Jahren alljährlich so vielfältige Jahrestagungen zaubern.

Also doch kein Wahnsinn, sondern Genie!

Autorin: Anne Betten

Anne Betten war viele Jahre in der Medienbranche tätig. Nach Stationen in verschiedenen Verlagen und Auslieferungen mit dem Schwerpunkt auf Digitales Publizieren und Online Marketing arbeitet sie nun als Social Media Managerin am Flughafen Stuttgart. Ihre private Leidenschaft gilt dem Rudern und anderen sportlichen Aktivitäten.

4 Kommentare

  1. Interessant zu sehen, wie viel Arbeit und Aufwand sich hinter so einem Tagungswochenende verbirgt, wie viel Energie aber auch im Spiel ist. Ich freue mich sehr, die Comburg ein zweites Mal zu besuchen und bin gespannt, was über die Organisation noch berichtet wird.

  2. Beim Lesen dieses lebendigen „Tätigkeitsberichts“ tauchen bei mir viele gute Erinnerungen auf. Es ist gut zu spüren, mit welcher Begeisterung sich Frauen für Frauen – und damit für sich selbst ja auch – engagieren 😉

  3. Heidi Wendelstein

    Für mich ist es die erste Jahrestagung an der ich teilnehme. Gleichzeitig mein erstes Mal im Orga-Team. Ich finde auch, es ist schön wie effektiv die Zusammenarbeit läuft und wie zuverlässig alle arbeiten. Jetzt bin ich gespannt auf das Wochenende wenn es endlich los geht.

  4. Eva Hehemann

    Liebe Anne, Du machst einem wirklich richtig Lust auf die kommende Tagung und die Begegnung mit den anderen BücherFrauen. Dein gut gelauntes Engagement könnte ja etwas ganz Besonderes sein, aber tatsächlich ist es nach meiner Erfahrung mit unserem Netzwerk einfach nur typisch für die BücherFrauen. Trotzdem: Dir und den anderen im Orga-Team schon mal ein herzliches Danke-schön für Euren Einsatz.

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